Die Optimierung von Prozessen kann sowohl die Fehleranfälligkeit, als auch die notwendige Arbeitszeit stark reduzieren!
Mit der Digitalisierung der Prozesse und der direkten Einbindung von Partnern über EDI können Sie dieses Ziel schnell erreichen.
Der Austausch von elektronischen Daten (EDI = Electronic Data Interchange / Elektronischer Datenaustausch) kann Ihre eigenen Geschäftsprozesse immens vereinfachen und dadurch Zeit und Fehler reduzieren!
Im Regelfall erhalten Sie über verschiedenste Wege Dokumente und Belege, die Ihre Mitarbeiter manuell in Ihrem EDV-System (ERP-System, Warenwirtschaftssystem, Buchhaltungssystem) erfassen oder hinterlegen müssen.
Der manuelle Vorgang ist häufig zeitintensiv und fehleranfällig.
Da die meisten Belege über verschiedenste Wege in das Unternehmen kommen, besteht ein Medienbruch.
Ihr Lieferant oder Kunde verfügt jedoch im Idealfall schon über alle Daten die Sie für Ihre weiteren Prozesse benötigen, über EDI kann er Ihnen diese Daten auf direktem Weg einfach und schnell mitteilen.
Diese Kommunikation geschieht automatisch im Hintergrund, zwischen Ihrem und seinem EDV-System, ohne größere manuelle Tätigkeiten von Ihnen.
Alle notwendigen Daten liegen Ihnen danach elektronisch vor, ohne dass einer Ihrer Mitarbeiter eine zeitintensive und fehleranfällige manuelle Erfassung durchgeführt hat.
Der Vorteil von EDI ist, dass es für nahezu alle Standardbelegarten ein definiertes Nachrichtenformat gibt.
Und falls eine doch eine Belegart fehlt, kann dieser individuell zwischen Ihnen und Ihrem Partner vereinbart werden.
Es lassen sich also alle Prozesse zwischen Ihnen und Ihrem Partner mit Hilfe von EDI digitalisieren.
Mit der Digitalisierung besteht ein sehr großes Potential die Durchlaufzeit von Prozessen zu verringern und Fehler zu vermeiden.
Eine manuelle Erfassung von Belegen ist für EDI-gestützte Prozesse nicht mehr notwendig.
Ihr EDV-System kann im Idealfall für diese komplett digitalisierten Prozesse eine Vielzahl an Automatismen anwenden.
Die möglichen zeitlichen Einsparungen und geringen Fehlerquoten erlauben es Ihnen Ihre Mitarbeiter mit anderen, qualifizierteren Aufgaben zu beauftragen.
In digitalen Prozessen können Sie zudem auf den Ausdruck von Papierbelegen verzichten, so entfallen natürlich auch alle Kosten für den Ausdruck, die Kuvertierung und den postalischen Versand.
Da Ihr Partner diese Belege direkt elektronisch erhält und verarbeiten kann, entfällt dort das Verteilen von weiteren Dokumenten.
Durch diese Maßnahme wird zudem die Umwelt entlastet und Ihr Aufwand für Sammlung, Verteilung und Archivierung von Dokumenten und Belegen reduziert.
Nicht zu vernachlässigen sind die weiteren Vorteile, die durch die Reduktion von Durchlaufzeiten in EDI-unterstützten Prozessen, entstehen:
Daraus könnte eine Verringerung von Lagerbeständen folgen, wodurch eine geringere Kapitalbindung und eine Einsparung von Lagerhaltungs- und Logistikkosten entstehen könnte.
Zusätzlich bedeutet eine schnelle Durchlaufzeit natürlich auch einen zufriedeneren Kunden und durch die Automation auch eine geringere Storno- und Fehlerrate.
In Summe sind diese Vorteile für Sie, Ihren Partner und Ihre Kunden greifbar.
Die Grundlage der Kommunikation zwischen zwei Partnern basiert auf einem Kommunikationskanal und auf einer Sprache.
Dies gilt genauso für den elektronischen Datenaustausch.
Im Vorfeld sind diese Themen mit Ihrem Partner zu klären und entsprechend zu definieren.
Es gibt dazu eine relativ große Anzahl an möglichen Kommunikationswegen und natürlich auch an Sprachen, den sogenannten EDI-Standards.
Dieser Herausforderung müssen Sie sich nicht alleine stellen, wir können Sie dabei unterstützen!