Ihre Vorteile durch EDI

In jedem Unternehmen finden die gleichen Vorgänge statt und alle Beteiligten arbeiten mit teilweise gleichen Daten und Belegen. Jeder Beteiligte erzeugt dabei seine eigenen Belege - spätestens beim Übertragen in das eigene EDV-System. Ein Käufer erstellt eine Bestellung in seinem System und kommuniziert diese per E-Mail, Fax oder Telefon an den Lieferanten. Der Lieferant seinerseits erfasst diese Bestellung manuell in seinem eigenen System und kontrolliert diese gegebenenfalls noch nach bestehenden Vereinbarungen. Zum Zeitpunkt des Versands erzeugt der Lieferant dann einen Lieferschein und eine Rechnung, diese werden erneut manuell im Kundensystem erfasst, kontrolliert und nachbearbeitet. Dieser einfache Prozess steckt voller redundanter Daten, manuellem Aufwand und damit auch Fehlerpotenzialen. Nicht zu vergessen, dass sich diese mit der Anzahl der Kunden-Lieferanten-Beziehungen, Artikel, Konditionen usw. weiter potenzieren.

Also warum arbeiten nicht alle Beteiligten mit denselben Daten? Sie müssen nur untereinander ausgetauscht und in das EDV-System des Empfängers importiert werden! Jetzt kann der Empfänger mit den Daten direkt weiterarbeiten und sie für die nächste Stufe - den nächsten Partner - mit weiteren Merkmalen anreichern.

Die grundsätzliche Lösung liegt auf der Hand:

• Den Austausch von elektronischen Daten mit dem Partner etablieren, …
• … die eigenen Prozesse vereinheitlichen …
• … und die notwendigen Prozessschritte automatisieren.

Mit dem Austausch von Daten auf dem elektronischen Weg - direkt zwischen zwei EDV-Systemen - erreichen die Beteiligten eine erhöhte Prozesssicherheit: Der Anteil an redundanten, manuell zu erfassenden Daten reduziert sich, teilweise sogar bis zu 100 %. Je nach eingesetztem EDV-System können durch automatisierte Prozesse weitere manuelle Tätigkeiten, wie die Prüfung des eingehenden Beleges, beschleunigt werden. Die Mitarbeiter müssen im Idealfall nur noch Endkontrollen für einzelne Belegprozesse durchführen und Anomalien nachbearbeiten. Dadurch, dass die elektronische Kommunikation mit allen Partnern auf demselben Weg funktioniert und Sie in Ihrem jeweiligen System mit Ihren eigenen Belegen arbeiten, fühlen sich alle Prozesse vertraut an. Und trotzdem arbeiten alle mit den gleichen Daten.

Die Ersparnis ergibt sich vor allem aus den Bereichen Zeitersparnis und Prozesssicherheit, denn Ihre Mitarbeiter …

• … brauchen keine Belege mehr manuelle zu erfassen.
• … haben damit mehr Zeit für wichtigere Prozesse.
• … machen weniger Fehler.
• … helfen dadurch die Qualität der Prozesse Ihres Unternehmens zu steigern.