Häufig gestellte Fragen

Im geschäftlichen Umfeld bezeichnet man das Austauschen von maschinenverarbeitbaren Informationen als elektronischen Datenaustausch, im englischen aus Electronic Data Interchange kurz EDI. Es geht dabei Prinzipiell um den Austausch von geschäftsrelevanten Belegen zwischen zwei Beteiligten. Es existieren verschiedenste Standards, die für den Austausch von Geschäftsdokumenten verwendet werden können. Im europäischen Einzelhandel wird häufig der EDIFACT-Standard verwendet.

Ein wichtiger Aspekt ist, dass es beim EDI auf maschinenverarbeitbare Informationen ankommt. Eine E-Mail kann zwar als Transportmittel verwendet werden, jedoch fehlt immer noch die Weiterverarbeitbarkeit für den Computer. Wenn Sie eine E-Mail mit einem PDF-Dokument erhalten, müssen Sie immer noch den Inhalt aus dem Dokument manuell in Ihrem EDV-System erfassen. Natürlich gibt es auch Softwareprogramme die Informationen aus PDF-Dateien extrahieren können, aber dort besteht die Gefahr, dass die Informationen fehlinterpretiert werden.. Nicht zu vernachlässigen ist zudem, der Zeitaufwand den es macht, die Informationen aus vielen PDF-Belegen mit unterschiedlichen Formaten herauszuarbeiten. Es ist eindeutig besser, wenn man dies Standardisieren kann.

Der Hauptgrund um EDI einzusetzen ist die Digitalisierung und Standardisierung von Prozessen, daraus folgt

1. eine Reduzierung von manuellen Tätigkeiten und Datenerfassungen innerhalb der Prozesse,
2. eine Reduzierung von Fehlern innerhalb der Prozesse,
3. eine Verbesserung der Durchlaufgeschwindigkeit von Prozessen und
4. eine erhöhte Sicherheit in der Durchführung der Prozesse.

Dies führt sowohl zu kurzfristigen, als auch mittelfristigen Zeitersparnissen und da Ihre Mitarbeiter von den monotonen Tätigkeiten der manuellen Datenerfassung befreit sind, tritt eine geringere Anzahl an Fehlern und somit weniger Reklamationen auf.

Zusammengefasst: Mit der Verwendung von EDI können Sie Ihre Prozesse verbessern und Geld, in Form von reduzierter Arbeitszeit der Mitarbeiter, einsparen.

Der eigentliche Austausch von elektronischen Belegen per EDI durchläuft im Regelfall folgende Schritte:

1. Es wird eine Übergabedatei in einem definierten universellen Format, meistens durch ein ERP-System, erzeugt.
2. Die Übergabedatei wird einem Konvertierungsprogramm zur Verfügung gestellt, welches die universelle Datei in ein für den Partner gewünschtes Format umwandelt.
3. Die umgewandelte Datei wird über einen Transportweg an den Partner geschickt, welcher diese Prüfung und gegebenenfalls den Eingang bestätigt.

Dies wäre die Kurzbeschreibung für einen ausgehenden Beleg, für eine eingehende Nachricht läuft der beschriebene Prozess in umgekehrter Reihenfolge ab.

Es gibt auch Anwendungsfälle, in denen keine Konvertierung stattfindet, wenn andere Formate vereinbart wurden.

Ja, es gibt mehrere Möglichkeiten, um in einem Unternehmen eine EDI-Fähigkeit herzustellen:

1. Die Anschaffung und der Betrieb eines eigenen EDI-Systems.
2. Die Anbindung des bestehenden ERP-Systems an einen Dienstleister.
3. Die Verwendung einer WebEDI-Plattform.

Es ist wichtig zu beachten, dass nur eine vollständige Integration von EDI in Ihr ERP-System und damit Ihre Prozesse bringt Ihnen die gewünschten Vorteile.

Eigene EDI-Struktur
Es gilt dabei abzuwägen, ob Sie eine eigene EDI-Struktur betreiben möchten oder nicht. Ein Vorteil ist es, dass Sie recht unabhängig von einem Dienstleister sind. Sie brauchen jedoch eine Software, um EDI-Belege empfangen und versenden zu können. Genauso benötigen Sie Mitarbeiter die dieses Thema betreuen, also neue Verbindungen anlegen und administrieren, auf Fehler reagieren, mit Ihren Partnern sprechen und sonstige Wartungsarbeiten durchführen. Diese Lösung empfiehlt sich, wenn Sie genügend Man-Power in das Thema investieren wollen.

Es wäre natürlich auch denkbar, die eigene EDI-Struktur aufbauen zu lassen und von einem Dienstleister, wie der Free Mind IT GmbH, bei Ihnen betreiben zu lassen.

Anbindung an einen Dienstleister
Die Anbindung an einen Dienstleister bringt den Vorteil, dass Sie sich nur um Ihre eigenen Prozesse kümmern müssen. Die notwendigen Tätigkeiten für EDI, also das Konvertieren, Empfangen und Versenden von Belegen, übernimmt der Dienstleister. Sie benötigen keine eigenes EDI-System, sondern nur eine Schnittstelle, um Daten mit dem Dienstleister auszutauschen. Es wird dabei jedoch eine gewisse Abhängigkeit zu dem Dienstleister eingegangen. Wenn das Thema EDI neu für Sie ist und ein Geschäftspartner dies von Ihnen fordert, ist dies wahrscheinlich die günstigste Lösung. Denn Sie haben nur die Dienstleistungskosten, brauchen aber keine Software anzuschaffen oder Mitarbeiter für dieses Thema zu qualifizieren oder abzustellen.

Wir von der Free Mind IT GmbH können Sie sowohl bei der Entscheidungsfindung, als auch bei einer anfallenden Realisierung, unterstützen.

WebEDI-Plattform
Die Verwendung einer Internetplattform für EDI, einfach als WebEDI-Plattform bezeichnet, ist für einen Einstieg in das Thema gedacht. Der Vorteil ist ganz klar, dass es die kostengünstigste Lösung, jedoch beim geringsten Nutzen, für Sie ist. Es gibt in unserem WebEDI-Portal zwar einige Möglichkeiten des Imports und Exports von weiterverarbeitbaren Dateien, jedoch muss Ihr EDV-System dies unterstützen. Zusätzlich stellen wir Funktionen zur Verfügung einen EDI-Beleg in ein menschenlesbares PDF zu wandeln. Wir bieten Ihnen bei Bedarf auch die Funktion an, dass Belege weitergeführt werden können. Dies bedeutet, dass aus einem Beleg Inhalte in einen neuen Beleg übernommen werden und dann nur noch fehlende Informationen oder Änderungen erfasst werden müssen. Dies reduziert den Arbeitsaufwand innerhalb der Plattform etwas, jedoch nicht soweit wie es eine vollständig integrierte Anbindung leisten kann.
Sollten Sie eine Plattform suchen, auf der Sie zentral verschiedenste EDI-Belege mit diversen Partnern austauschen möchten, könnte diese Lösung für Sie interessant sein.

Unser WebEDI-Portal kann als Einstieg genutzt werden. Wir bieten auch die Möglichkeit während der Laufzeit auf eine direkte Anbindung zu wechseln.

... eine eigene EDI-Struktur?

Die einzige Voraussetzung ist, dass Sie ein kompatibles ERP-System haben, welches ein, am besten universelles, Format erstellen und verarbeiten kann. Natürlich brauchen Sie die IT-Infrastruktur, die notwendigen IT-Applikationen und die Mitarbeiter, um eine EDI-Struktur aufbauen und betreiben zu können.

Die eigentliche eigene EDI-Struktur sollte dann aus folgendem bestehen ...

1. ... einer Anbindung zu Ihrem ERP-System mit einem universellen Format (CSV, XML, ...), welches immer vollständigen Daten für einen Geschäftsbeleg beinhält.
2. ... einen EDI-Konverter, welcher das universelle Format in einen EDI-Standard, nach kundenspezifischen Wünschen, umwandelt.
3. ... einem oder mehreren Software-Werkzeugen, um eine Verbindung zu Ihrem Partner mit Hilfe eines Protokolls wie X.400, AS2 oder ähnlichem aufzubauen.
4. ... einem Team von Mitarbeiter, welches die genannte Struktur inklusive der grundlegenden IT-Komponenten verwaltet und betreibt.

... eine Abwicklung über einen EDI-Dienstleister?

Es wird sowohl ein kompatibles ERP-System benötigt, welches Belege in Form von Dateien importieren und exportieren kann. Zusätzlich benötigen Sie eine Anbindung an den Dienstleister. Dies kann über einen VPN-Tunnel per Internet oder andere Wege realisiert werden.

... die Nutzung des WebEDI-Portal?

Das WebEDI-Portal basiert auf einer Internetplattform, daher ist es nur notwendig einen Internetanschluss, einen internetfähigen Computer und einen aktuellen Internet-Browser zu besitzen. Die Daten werden zwischen Ihnen und der Plattform verschlüsselt übertragen. Es bedarf keine Installation auf Ihrem Computer.

Wir von der Free Mind IT GmbH können Sie im Bereich des elektronischen Datenaustausches vollständig unterstützen. Die besteht nicht nur darin Ihnen eine Plattform, sondern eine vollständige Lösung zu präsentieren. Der elektronische Datenaustausch ist ein Werkzeug zur Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Wir können Sie in diesem Bereich sowohl beraten bis hin zu vollständigen Übernahme Ihres EDI-Betriebs. Sprechen Sie uns einfach an, wir finden eine Lösung damit Sie sich wieder um Ihr Geschäft kümmern können, anstatt sich mit Bits und Bytes bei der Übertragung von EDI-Belgen beschäftigen zu müssen.