Die Kuchenmeister GmbH ist ein inhabergeführtes, mittelständisches Industrieunternehmen mit Hauptsitz in Soest.
Das Unternehmen wurde im Jahre 1884 von Julius Trockels als Bäckerei in der Soester Innenstadt gegründet.
Im Zweiten Weltkrieg zerstört und Anfang des 20. Jahrhunderts durch Günter Trockels wieder aufgebaut und in die Industrialisierung geführt, ist es heute unter der Leitung von Hans-Günter Trockels eines der erfolgreichsten deutschen Unternehmens im Bereich der Fertigung und des Vertriebs von Konditorei- und Backwaren.
Das Unternehmen hat zurzeit drei Produktionsstandorte und ein Logistikzentrum, jeweils in Deutschland.
Es existiert zudem noch ein weiteres inhaberseitig verbundenes Unternehmen in Deutschland.
Die ersten Berührungen mit dem Thema des elektronischen Datenaustausches (EDI) hat das Unternehmen schon in den Jahre 2000 und 2001 gehabt.
Angetrieben durch ihre Kunden, musste sich die Kuchenmeister GmbH mit diesem Thema beschäftigen.
Einige der größeren Kunden wollten ab sofort ihre Bestellungen nicht mehr per Fax oder Telefon aufgeben, sondern nur noch auf dem elektronischen Weg, sie diktierten so die Marschrichtung.
Es folgte die erste Umsetzung des Themas mit einem zugekauften EDI-Konverter und einer Anbindung an das ERP-System.
Im Laufe der nächsten Jahre ist das Thema jedoch durch viele Hände im Unternehmen gegangen.
Der Umfang der Tätigkeiten wurde immer komplexer und umfassender.
Die Kunden forderten neben dem Umgang mit elektronischen Rechnungen nun auch den Versand von elektronischen Lieferavis und elektronischen Rechnungen.
Auch wurden ein Teil der externen Speditionen mit elektronischen Speditionsanmeldungen angebunden.
Die meisten dieser Schritte wurden auf das Drängen der Geschäftspartner initiiert und auch durchgeführt.
In 2010 wurde dann ein größeres Projekt mit einem Markenpartner etabliert, bei dem auch Produktionsrückmeldungen an diesen übertragen wurden.
Jedoch wurde in Summe das Potential für das eigene Unternehmen, sowohl durch den häufigen Wechsel der Verantwortlichen als auch durch die eher durch den Kunden getriebene Umsetzung, nur sehr langsam erkannt.
Es blieb vorerst bei einer stiefmütterlichen Behandlung des Themas EDI.
Im Jahre 2011/12 wurde entschieden dem Thema mehr Bedeutung zu schenken.
Die Anforderungen des nachhaltigeren Wirtschaftens und die stetige Optimierung von Prozessen brachten weitere Argumente für einen elektronischen Datenaustausch mit sich.
Es wurde ein neues Projekt aufgelegt, welches sowohl die Modernisierung des aktuellen Konverters als auch die erstmalige Anbindung von eigenen Lieferanten zum Ziel hatte.
Die Free Mind IT GmbH wurde dann nach einem längeren Auswahlverfahren im Jahre 2013 mit der Übernahme der vollständigen EDI-Umgebung beauftragt.
Die Grundüberlegung das Thema EDI weiterhin aus eigenen Mitteln zu übernehmen, wurde verworfen.
Dies hatte zum Grund, dass der Kuchenmeister GmbH zu diesem Zeitpunkt die notwendigen Kapazitäten, um zukunftsorientiert arbeiten zu können, fehlten und die Abschätzung des mittelfristigen Bedarfs an Fachpersonal und notwendigen eigenen Investitionen nicht im Verhältnis zur vollständigen Abgabe mit der anschließenden langfristigen Betreuung stand.
Die Kuchenmeister GmbH hat auf dem gewählten Weg eine hohe Integration in das eigene ERP System erreicht, so laufen eingehende Belege direkt in verschiedene EDI Eingangstöpfe.
Zum Beispiel musste ein Sachbearbeiter zuvor jede Bestellung, die per Fax geschickt wurde, aufwendig manuell in dem System erfassen.
Im Gegensatz dazu, braucht er heute die eingehende Bestellung nur noch freizugeben.
Das ERP-System prüft beim Einlesen dieser Bestellung, ob alle übergebenen Daten mit den für den Kunden gepflegten Daten, wie gelistete Artikel und vereinbarte Lieferzeiten etc. übereinstimmen.
Die meisten EDI-fähigen Kunden erhalten zudem ein Lieferavis, damit die eintreffende Ware direkt vereinnahmt werden kann.
Eine weitere Ersparnis ist, dass viele Kunden ihre Rechnungen nur noch per EDI übermittelt bekommen, wodurch sowohl Papier als auch die Postleistungen wegfallen.
Im Gegenzug übermitteln einige Kunden elektronische Zahlungsavis, was eine einfachere Bearbeitung der offenen Postenliste ermöglicht.
Aktuell binden wir mit der Kuchenmeister GmbH diverse Lieferanten an, damit ähnliche Erfolge auch in dieser Zusammenarbeit erreicht werden können.
Das Ziel ist es, dem Lieferanten elektronische Bestellungen zu schicken, die dann vom Lieferanten selbst weiter verarbeitet werden können.
Im Gegenzug sollen dann vom Lieferanten vor einer Lieferung entsprechende elektronische Lieferavis verschickt werden.
Mit diesen elektronisch übermittelten Informationen erhofft sich die Kuchenmeister GmbH die manuellen und damit auch sehr fehleranfälligen Arbeiten im Bereich des Wareneingangs zu verbessern und auch die Rückverfolgbarkeit zu erhöhen.
Dies soll mit Hilfe von MDEs (=mobilen Datenerfassungseinheiten) geschehen, so dass der Mitarbeiter nur noch den Barcode auf einer eingehenden Palette einscannt und das System die schon übermittelten Daten, dann für das ERP-System weiter nutzt.
Mit dem Empfang von elektronischen Rechnungen erwartet man ebenfalls eine Verbesserung der kaufmännischen Prozesse, denn sowohl die Eingabe als auch erste Verbuchung entfällt.
Es wäre in diesem Prozess sogar denkbar, dass Rechnungen die gewissen Kriterien entsprechen direkt verbucht, freigegeben und in den Zahlungslauf verschoben werden.
Die Kuchenmeister GmbH hätte heute ohne EDI im Verwaltungsbereich nach eigenen Einschätzungen mindestens doppelt so viel Aufwand.
Eine Abschaffung von EDI wäre für das Unternehmen weder wirtschaftlich noch nachhaltig zu argumentieren.
Der Schritt in eine erfolgreichere Zukunft ist gemacht und Initiierungen neuer Anbindungen gehen inzwischen von der Kuchenmeister GmbH aus.
